Saklama ve İmha Politikası

KAYIKÇI DEMİR ÇELİK SANAYİ VE TİCARET LİMİTED ŞİRKETİ

KVKK KİŞİSEL VERİSAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI

1. AMAÇ

İşbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası (“Politika”),Kayıkçı Demir Çelik Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi (“Kayıkçı Demir Çelik” veya “Şirket”)  olarak veri sorumlusu sıfatıyla gerçekleştirilmekte olan saklama ve imha faaliyetlerine ilişkin iş ve işlemler konusundaki usul ve esasların belirlenmesi amacıyla hazırlanmıştır.

Kayıkçı Demir Çelik, hukuki ve sosyal sorumluluğunun bir parçası olarak, 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (''Kanun'') kapsamında ulusal kişisel veri koruma, işleme, saklama ve imha düzenlemelerine uymayı taahhüt etmektedir.

Bu kapsamda, çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, müşterilerimizin, hizmet sağlayıcılarının, ziyaretçilerin ve herhangi bir nedenle Kayıkçı Demir Çeliknezdinde bulunan kişisel verileriniz,Kayıkçı Demir ÇelikKişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu politika çerçevesinde; T.C. Anayasası, uluslararası sözleşmeler, kanun ve diğer ilgili mevzuatauygun olarak saklanmakta ve imha edilmektedir.

2. VERİ KORUMA SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASININ KAPSAMI

İşbu Politika, Kayıkçı Demir Çelik Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’ndeuygulanmaktadır.

Kayıkçı Demir Çelikçalışanları, çalışan adayları, müşterileri, hizmet sağlayıcıları, ziyaretçiler ve diğer üçüncü kişilere ait kişisel veriler bu Politika kapsamında olup, Şirketimizin sahip olduğu ya da Şirketimizce yönetilen kişisel verilerin işlendiği tüm kayıt ortamları ve kişisel veri işlenmesine yönelik faaliyetlerde işbu Politika uygulanmaktadır.

Politika zaman zaman güncellenebilir. Bu nedenle, Politika’nın en güncel versiyonuna ulaşmak için, düzenli olarak www.kayikcidc.com.tr adresini ziyaret etmenizi rica ederiz.

3. TANIMLAR

4. SORUMLULUK VE KİŞİSEL VERİ KORUMA KOMİTESİ

Kayıkçı Demir Çelik, şirket bünyesinde Kişisel Veri Komitesi (''Komite'') kurmuştur. Komite; ilgili kişilerin verilerinin hukuka, Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına ve işbu Politikaya uygun olarak saklanması ve işlenmesi için gerekli işlemleri yapmak/yaptırmak ve süreçleri denetlemekle yetkili ve görevlidir.

Kayıkçı Demir Çelik’in tüm çalışanları, Komite tarafından Politika kapsamında alınmakta olan teknik ve idari tedbirlerin gereği gibi uygulanması konusunda Komite'ye destek verirler.

Komite; bir yönetici, bir idari uzman ve bir teknik uzman olmak üzere üç kişiden oluşur. Komitede görevli Kayıkçı Demir Çelik çalışanlarının unvanları ve görev tanımları şu şekildedir:

5. KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANDIĞI KAYIT ORTAMLARI

Kayıkçı Demir Çelikbünyesinde yer alan kişisel verileriniz, ilgili verinin niteliğine ve hukuki yükümlülüklerimize uygun olarak aşağıda listelenen kayıt ortamlarında hukuka uygun olarak güvenli bir şekilde saklanmaktadır.

6. KAYIT ORTAMLARININ GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

Kayıkçı Demir Çelik, kişisel verilerinizin güvenli bir şekilde saklanması, hukuka aykırı olarak işlenmesi ve erişilmesinin önlenmesi ile kişisel verilerinizin hukuka uygun olarak imha edilmesi için gerekli tüm teknik ve idari tedbirleri almaktadır.

6.1. Teknik Tedbirler

Kayıkçı Demir Çelik, kişisel verilerinizin saklandığı ortamlarda, ilgili verinin ve tutulduğu ortamın niteliklerine uygun düştüğü ölçüde aşağıdaki teknik tedbirleri almaktadır:

Sistem güvenliği geliştirilmektedir.

Kullanıcıların bilişim sistemlerine erişimisınırlandırılmakta, erişim ve yetki matrisi oluşturulmaktadır.

Kurumun bilişim sistemleri teçhizatı, yazılım ve verilerin fiziksel güvenliği için önlemler alınmaktadır. 

Çevresel tehditlere karşı bilişim sistemleri güvenliğinin sağlanması için, donanımsal(sistem odasına sadece yetkili personelin girişini sağlayan erişim kontrol sistemi, 7/24 çalışan izleme sistemi, yangın söndürme sistemi) ve yazılımsal (güvenlik duvarları, atak önleme sistemleri, ağ erişim kontrolü, zararlı yazılımları engelleyen sistemler vb.) önlemler alınmaktadır.

Kanun’un 12. maddesi uyarınca, kişisel verilerin saklandığı her türlü dijital ortamı, bilgi güvenliği gereksinimlerini sağlayacak şekilde şifreli veya kriptografik yöntemler ile korur.

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini önlemeye yönelik riskler belirlenmekte, burisklere uygun teknik tedbirlerin alınması sağlanmakta ve alınan tedbirlere yönelik teknik kontroller yapılmaktadır.

Kayıkçı Demir Çelik, silinen kişisel verilerin ilgili kullanıcılar için erişilemez ve tekrar kullanılamazolması için gerekli tedbirleri almaktadır. 

Kişisel verilerin hukuka aykırı olarak başkaları tarafından elde edilmesi halinde budurumu ilgili kişiye ve Kurula bildirmek için Şirket tarafından buna uygun bir sistem ve altyapı oluşturulmuştur. 

Güvenlik açıkları takip edilerek uygun güvenlik yamaları yüklenmekte ve bilgi sistemleri güncel halde tutulmaktadır. 

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda parolalar kullanılmaktadır.

Kişisel verilerin işlendiği elektronik ortamlarda güvenli kayıt tutma (loglama) sistemleri (kısmen) kullanılmaktadır. 

Kişisel verilerin güvenli olarak saklanmasını sağlayan veri yedekleme programlarıkullanılmaktadır.

 Elektronik olan veya olmayan ortamlarda saklanan kişisel verilere erişim, erişimprensiplerine göre sınırlandırılmaktadır. 

Özel nitelikli kişisel verilerin işlendiği, muhafaza edildiği ve/veya erişildiği fiziksel ortamlarda güvenlik önlemleri alınmaktadır

Kişisel verilerin yok edilmesi; geri dönüştürülemeyecek ve denetim izi bırakmayacak şekilde sağlanmaktadır.

6.2. İdari Tedbirler

Kayıkçı Demir Çeliktarafından, işlenen kişisel verilerinizle ilgili olarak alınan idari tedbirler aşağıda sayılmıştır:

Kişisel verilerin korunmasına ilişkin mevzuata etkin uyum sağlamak amacıyla nihai sorumluluk Yönetim Kurulu’nda olmak üzere Yönetim Kurulu tarafından Kişisel Veri Koruma Komitesi Kurulmuştur.

İç Denetim birimi tarafından KVKK yükümlülüklerine uyum periyodik olarak denetlenmektedir.

Erişim yetki kısıtlamalarının öngörülmüştür.

Veri minimizasyonunun sağlanmıştır.

Veri saklama sürelerinin tespit edilmiştir.

Kayıkçı Demir Çelik’in iş ve operasyonel süreçleri Kanun’a uyumlu hale getirilmiştir.

Veri envanteri ile veri işleme şartlarının hangi durumlarda gerçekleştiği tespit edilmiştir.

Çalışanlarımızla ve tüm üçüncü taraflarla yapılan sözleşmelere Kişisel Verilerin Korunması’na İlişkin hükümlerin eklenmiştir.

Özel nitelikli kişisel veri işleme süreçlerinde yer alan çalışanlara yönelik özel nitelikli kişisel veri güvenliği konusunda eğitimler verilmiş, gizlilik sözleşmeleri yapılmış, verilere erişim yetkisine sahip kullanıcıların yetkileri tanımlanmıştır.

Kayıkçı Demir Çelikinternet sitesinde, ilgili kişilerin kişisel verileri ile ilgili başvurularının alınması amacıyla gerekli yönlendirmeler yapılmakta ve başvuru formu yer almaktadır.

7. SAKLAMA VE İMHAYI GEREKTİREN SEBEPLERE İLİŞKİN AÇIKLAMALAR

Kayıkçı Demir Çeliktarafından; çalışanlar, çalışan adayları, ziyaretçiler ve tedarikçi/hizmet sağlayıcı olarak şirketimizle ilişkide bulunan üçüncü kişilere ait kişisel veriler; Kanuna, Yönetmenliğe, Kayıkçı Demir ÇelikKişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası ve işbu Politika'ya uygun olarak saklanmakta ve imha edilmektedir.

Kayıkçı Demir Çelik, kişisel verilerinizi ancak ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etmektedir. Bu kapsamda, öncelikle ilgili mevzuatta kişisel verilerin saklanması için bir süre öngörülüp öngörülmediği tespit edilmekte, bir süre belirlenmişse bu süreye uygun davranılmakta, bir süre belirlenmemişse kişisel veriler işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar saklanmaktadır.

Sürenin bitimi veya işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde, daha uzun süre işlenmelerine izin veren hukuki bir sebep bulunmaması halinde kişisel verileriniz Kayıkçı Demir ÇelikPolitikasına göre silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi ve anonim hale getirilmesiyle ile ilgili Şirketimiz tarafından yapılan bütün işlemler kayıt altına alınır ve söz konusu kayıtlar, diğer hukuki yükümlülükler hariç olmak üzere en az 3 (üç) yıl süreyle saklanır.

7.1. Saklamayı Gerektiren Sebepler

Sözleşmelerin kurulması ve ifası ile doğrudan doğruya ilgili olması,

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması amacıyla,

Kişilerin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Kayıkçı Demir Çelik’in meşru menfaatleri için saklanmasının zorunlu olması nedeniyle,

Kayıkçı Demir Çelik’in hukuki yükümlülüklerini yerine getirmesi amacıyla,

Mevzuatta kişisel verilerin saklanmasının açıkça öngörülmesi sebebiyle;

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu

 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu

6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu

4982 Sayılı Bilgi Edinme Kanunu

4857 sayılı İş Kanunu

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve bu kanunlar uyarınca yürürlükte olan diğer ikincil düzenlemeler

Veri sahiplerinin açık rızasının alınmasını gerektiren saklama faaliyetleri açısından veri sahiplerinin açık rızasının bulunması sebebiyle saklanmaktadır.

7.2. İmhayı Gerektiren Sebepler

Yönetmelik uyarınca, aşağıda sayılan hallerde veri sahiplerine ait kişisel verilerKayıkçı Demir Çeliktarafından re’sen veyahut talep üzerine silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir:

Kişisel verilerin işlenmesine veya saklanmasına esas teşkil eden ilgili mevzuat hükümlerinin değiştirilmesi veya ilgası,

Kişisel verilerin işlenmesini veya saklanmasını gerektiren amacın ortadan kalkması,

Kanun’un 5. ve 6. maddelerindeki kişisel verilerin işlenmesini gerektiren şartların ortadan kalkması,

Kişisel verileri işlemenin sadece açık rıza şartına istinaden gerçekleştiği hallerde, ilgili kişinin rızasını geri alması,

İlgili kişinin, Kanun’un 11. maddesinin2 (e) ve (f) bentlerindeki hakları çerçevesinde kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesine ilişkin yaptığı başvurunun veri sorumlusu tarafından kabul edilmesi,

Veri sorumlusunun, ilgili kişi tarafından kişisel verilerinin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi talebi ile kendisine yapılan başvuruyu reddetmesi, verdiği cevabın yetersiz bulunması veya Kanun’da öngörülen süre içinde cevap vermemesi hallerinde; Kurul’a şikâyette bulunulması ve bu talebin Kurul tarafından uygun bulunması,

Kişisel verilerin saklanmasını gerektiren azami sürenin geçmiş olmasına rağmen, kişisel verileri daha uzun süre saklamayı haklı kılacak herhangi bir şartın mevcut olmaması,

8. KİŞİSEL VERİLERİ İMHA YÖNTEMLERİ

İlgili mevzuatta öngörülen süre ya da işlendikleri amaç için gerekli olan saklama süresinin sonunda kişisel veriler, Kayıkçı Demir Çeliktarafından re’sen veya ilgili kişinin başvurusu üzerine yine ilgili mevzuat hükümlerine uygun olarak aşağıda belirtilen tekniklerle imha edilir.

8.1. Kişisel Verilerin Silinmesi

Kişisel verilerin silinmesi, kişisel verilerin hiçbir şekilde erişilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kayıkçı Demir Çeliktarafından uygulanan, kayıt ortamlarına göre silme yöntemleri şu şekildedir:

8.2. Kişisel Verilerin Yok Edilmesi

Kişisel verilerin yok edilmesi, kişisel verilerin hiç kimse tarafından hiçbir şekilde erişilemez, geri getirilemez ve tekrar kullanılamaz hale getirilmesi işlemidir. Kayıkçı Demir Çeliktarafından uygulanan, kayıt ortamlarına göre silme yöntemleri şu şekildedir:

8.3. Kişisel Verilerin Anonimleştirilmesi

Anonimleştirme, kişisel verilerin başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesidir.Kayıkçı Demir Çelik, kişisel verilerin anonimleştirilmesi yöntemlerinden hiçbirini kullanmamaktadır.

9. SAKLAMA VE İMHA SÜRELERİ

9.1. Saklama Süreleri

9.2. İmha Süreleri

Kayıkçı Demir Çelik, kanun, ilgili mevzuat, Kayıkçı Demir ÇelikKişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikası ve işbu Kişisel Verileri Saklama ve İmha Politikası uyarınca sorumlu olduğu kişisel verileri silme, yok etme veya anonim hale getirme yükümlülüğünü; ortaya çıktığı tarihi takip eden ilk periyodik imha işleminde (En geç saklama süresini takip eden 180 gün içinde), yerine getirir.

İlgili kişi, Kanunun 13’ncü maddesine istinaden Kayıkçı Demir Çelik’e başvurarak kendisine ait kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini talep ettiğinde;

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmışsa; Kayıkçı Demir Çeliktalebe konu kişisel verileri talebi aldığı günden itibaren 30 (otuz) gün içinde gerekçesini açıklayarak uygun imha yöntemi ile siler, yok eder veya anonim hale getirir. Kayıkçı Demir Çelik’in talebi almış sayılması için ilgili kişinin talebini Kişisel Verilerin İşlenmesi ve Korunması Politikasına uygun olarak yapmış olması gerekir. Kayıkçı Demir Çelikyapılan işlemler doğrultusunda, ilgili kişiye bilgi verir.

Kişisel verileri işleme şartlarının tamamı ortadan kalkmamışsa, bu talep KayıkçıDemir Çeliktarafından Kanunun 13’ncü maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca gerekçesi açıklanarak reddedilebilir ve ret cevabı ilgili kişiye en geç otuz gün içinde yazılı olarak ya da elektronik ortamda bildirilir.

10. PERİYODİK İMHA

Yönetmeliğin 11. maddesi 2. fıkrası: ''Periyodik imhanın gerçekleştirileceği zaman aralığı, veri sorumlusu tarafından kişisel veri saklama ve imha politikasında belirlenir. Bu süre her halde altı ayı geçemez. '' hükmünü amirdir.

Yönetmelik gereğince Kayıkçı Demir Çelik, periyodik imha süresini 6 (altı) ay olarak belirlemiştir. Buna göre Kayıkçı Demir ÇelikPeriyodik imha süreçleri ilk kez 30.12.2020 tarihinde başlar ve her 6 (altı) ayda bir tekrar eder. Her yıl Haziran ve Aralık aylarında periyodik imha işlemi gerçekleştirilir.

11. POLİTİKANIN YAYIMLANMASI VE GÜNCELLENMESİ

Kayıkçı Demir Çeliktarafından hazırlanan işbu Politika 30.09.2020 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

İşbu Politika Şirket’in internet sitesinde de www.kayikci.com yayınlanır ve talep üzerine kişisel veri sahiplerinin erişimine sunulur. KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri ile işbu Politika arasında uyumsuzluk olması halinde öncelikle KVKK ve ilgili diğer mevzuat hükümleri uygulanacaktır.

İşbu Politika gerek duyulan hallerde ve ihtiyaç halinde güncellenir. Politika’da değişiklik olması durumunda, Politika’nın yürürlük tarihi ve ilgili maddeler bu doğrultuda güncellenecektir.

Saygılarımızla.

Kayıkçı Demir Çelik Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi.